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标    题 关于印发业主委员会工作相关制度(试行)的通知
业务类别 物业管理
发布文号 杭物资〔2019〕8号
发布机构 杭州市物业维修资金管理中心
发布机构级别 其他法律性文件
上传日期 2019-07-17
有效性 有效

关于印发业主委员会工作相关制度(试行)的通知

 

各区、县(市)住建局:

为进一步引导和规范业主委员会工作,促进小区(大厦)物业管理活动的有序开展,我中心根据《杭州市物业管理条例》和《杭州市业主大会和业主委员会工作指导规则》(杭房委【2018】44号)等有关规定,制定了《业主委员会及其成员工作职责》等11项业主委员会工作相关制度(试行),现印发给你们。请会同属地民政部门和街道、社区依据有关法规政策和上述工作制度,加强对辖区内业主委员会履职情况的指导监督,并通过组织开展业务培训、考核表彰等不断提高业主委员会的履职能力。执行中遇到重要问题和意见、建议的,请及时反馈我中心,以便于修改完善。相关工作制度可登录杭州市住房保障和房产管理局网站(网址www.hzfc.gov.cn)查询、下载。

 

 

附件:1.《业主委员会及其成员工作职责(试行)》

2.《重大事项党组织先议制度(试行)》

3.《业主委员会会议制度(试行)》

4.《业主大会、业主委员会运作经费管理制度(试行)》

5.《经营性收益管理制度(试行)》

6.《财务管理制度(试行)》

7.《事务公开制度(试行)》

8.《日常接待制度(试行)》

9.《物业服务质量监督检查制度(试行)》

10.《印章管理制度(试行)》

11.《工作档案管理制度(试行)》

 

 

                                  杭州市物业维修资金管理中心

                                  (杭州市物业服务管理中心)

                                         2019年7月10日

 

 

 

 

 

 

 

附件1

业主委员会及其成员工作职责

(试行)

第一条 业主委员会是业主大会的执行机构,主要履行以下职责:

(一)执行业主大会的决定和决议;

(二)召集业主大会会议,报告物业管理实施情况;

(三)拟订选聘物业服务企业的方案并报业主大会决定;

(四)拟定物业服务合同的内容;

(五)与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同,监督和协助物业服务企业履行物业服务合同;

(六)倡导业主文明居住,及时了解业主、非业主使用人的意见和建议;

(七)组织开展共用部位、共用设施设备的维修、更新、改造;

(八)拟定物业管理用房等物业共用部位、共用设施设备的使用和经营方案以及收益分配使用制度;

(九)组织和监督物业专项维修资金的筹集和使用;

(十)监督管理规约的实施;

(十一)督促业主交纳物业服务费及其他相关费用;

(十二)调解业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷;

(十三)对侵害业主共同利益的行为依法向有关部门反映或提起诉讼;

(十四)积极配合有关部门和街道、社区做好涉及公共安全、环境整治、扫黑除恶等小区管理相关工作;

(十五)业主大会授权业主委员会决定或实施的其他事项。

第二条 业主委员会主任职责一般包括:

(一)主持业主委员会工作;

(二)负责召集主持业主大会会议和业主委员会会议,代表业主委员会向业主大会和街道、社区报告工作;

(三)代表业主委员会对外签订各类合同、协议等文件;

(四)代表业主委员会与物业服务企业、街道、社区及有关职能部门协调小区物业管理的相关事务工作;

(五)监督业主委员会其他委员履行工作职责;

(六)审核和签批业主委员会工作文件、财务收支等;

(七)拟定业主委员会内部工作制度、方案、计划等;

(八)根据业主大会或业主委员会会议决定应当履行的其他职责。

第三条 业主委员会副主任职责一般包括:

(一)协助主任做好业主委员会日常工作,根据主任委托授权代行主任有关职责;

(二)承担落实各自分工的专项工作;

(三)参与拟定制定业主委员会各项工作制度、方案计划等;

(四)密切联系业主、非业主使用人,广泛了解本小区物业管理动态和问题,及时向主任报告情况;

(五)根据业主大会或业主委员会会议决定应当履行的其他职责。

第四条 业主委员会其他委员职责一般包括:

(一)参加业主委员会会议及各项活动,参与业主委员会各项事务的决策;

(二)承担落实各自分工的专项工作;

(三)参与拟定制定业主委员会各项工作制度、方案计划等;

(四)密切联系业主、非业主使用人,广泛了解本小区物业管理动态和问题,及时向主任和副主任报告情况;

(五)业主大会或业主委员会会议决定应当履行的其他职责。

第五条 业主委员会应明确各委员的职责分工,各委员工作中应相互配合、互相监督,具体职责分工由业主委员会会议确定,并于确定后3日内,在物业管理区内向全体业主公告,同时报社区备案。



附件2

  重大事项党组织先议制度

(试行)

第一条 业主委员会应在法律法规规定和业主大会授权的范围内规范议事,自觉接受党组织的领导,在街道社区指导监督下开展履职工作。

第二条 研究下列重大事项,应先召开业主委员会党组织或党员委员会议讨论,并邀请社区党组织派员列席,形成共识后再提交业主委员会会议或业主大会会议决定:

(一)制定或修改管理规约、业主大会议事规则;

(二)选举业主委员会或者更换业主委员会委员;

(三)制定物业服务内容、标准以及物业服务收费方案,调整物业服务费标准;

(四)选聘或解聘物业服务企业;

(五)筹集、使用物业专项维修资金;

(六)改建、重建建筑物及其附属设施,改变共有部分的用途;

(七)物业管理经营用房、共用部位、共用设施设备使用和经营方案及其收益的分配使用制度;

(八)动用5万以上物业经营性收益或实施预算5万元以上的维修、更新、改造工程;

(九)物业管理区域内除公共道路以外道路设置临时停车位,制定车辆行驶、停放及收费等管理制度;

(十)应提交业主大会决定的其他重大事项。

第三条 业主委员会党组织会议坚持民主集中制原则,实行集体领导和个人分工相结合,凡属重大事项都要按照集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定的原则,由会议集体讨论决定。

第四条 任何个人或少数人无权决定重大事项。党员在集体讨论决定问题时,应畅所欲言,充分发表意见。党员个人对集体作出的决定有不同意见的,在坚决执行的前提下可以保留意见,并可以向上一级党组织报告,但不得随意对外散布不同意见。

第五条 党组织会议应由专人负责记录并保管,会议记录应做到规范、完整。经党组织研究决定后,应以党组织名义书面向业主委员会提出召开业主委员会会议或业主大会会议的建议,同时报社区党组织备案。

              


附件3

   业主委员会会议制度

(试行)

第一条 业主委员会首次会议一般应当自业主委员会选举产生之日起7日内召开。

第二条 业主委员会会议分定期会议和临时会议。

定期会议按照业主大会议事规则规定的次数和时间召开,每年至少召开4次,召开时间一般为每季度首月上旬。

有下列情形之一的,业主委员会应当在7日内召开临时会议:

(一)经三分之一以上业主委员会委员提议召开的;

(二)业主大会决定召开业主委员会会议的;

(三)业主委员会主任或党支部书记认为有必要召开的;

(四)街道、社区要求召开的。

第三条 业主委员会会议不得作出与物业管理无关的决定,不得从事与物业管理无关的活动。

第四条 业主委员会会议内容涉及物业管理活动重大事项的,应先召开业主委员会党组织会议或党员委员会议进行讨论,并邀请社区党组织派员列席,形成共识后再提交业主委员会会议决定。

第五条 业主委员会会议由主任负责召集和主持。主任因故不能召集和主持的,由副主任负责召集和主持。主任、副主任均因故不能召集和主持,或无正当理由拒不召集和主持的,可以由街道或社区指定一名委员召集和主持。

第六条 业主委员会会议召集人应提前7日将会议内容、议程及有关材料送达每位委员。

第七条 业主委员会会议的内容和议程应在会议召开7日前在本物业管理区域内公告并报告社区,邀请社区列席,听取业主、非业主使用人和社区的意见建议。 

第八条 业主委员会会议应有过半数的委员出席,作出的决定须经全体委员半数以上同意。

第九条 业主委员会委员因故不能参加会议的,应提前向会议召集人请假并说明原因。

第十条 业主委员会委员不得委托代理人参加会议,候补委员可以列席会议,但不具有表决权。

第十一条 业主委员会会议内容须进行书面记录,由出席会议的委员签字并加盖业主委员会印章后存档。

第十二条 业主委员会会议决定由业主委员会发布,决定作出之日起3日内在物业管理区域内向全体业主公告,并书面报告社区。



附件4

 

业主大会、业主委员会运作经费管理制度

(试行)

第一条 业主大会、业主委员会的运作经费由全体业主共同承担,可以在物业经营性收益中列支,具体额度、标准由管理规约、业主大会议事规则规定或业主大会决定。

第二条 业主委员会应及时掌握运作经费来源和使用情况,既要保障正常工作需要,又要公开透明,节约开支。

第三条 运作经费主要包括以下开支:

(一)业主大会、业主委员会会议经费,包括会议场地租用,会议材料印刷、邮寄,通讯联络,聘请会务人员等费用;

(二)业主委员会日常办公所需经费,包括办公家具、电脑网络设备、文具、日常接待等费用;

(三)组织业主开展各类活动所需经费,包括社区生活、民俗活动、文体活动等费用;

(四)聘请工作人员经费,包括财务人员、专职秘书等;

(五)业主委员会委员履职工作补贴,包括交通费、通讯费、误工费、误餐费以及相关劳务费用等;

(六)管理规约、业主大会议事规则规定的其他从运作经费列支或经业主大会同意列支的费用。

第四条 运作经费应单独设立财务科目,实行业主委员会主任审批负责制,经费使用须经业主委员会主任审批同意方可支取,相关的开支凭证须由经办人、审核人签字。

第五条 业主委员会委员履职工作补贴的具体标准,根据经营性收益情况以及委员工作分工和履职情况,由业主大会议事规则规定或业主大会决定。

第六条 业主委员会聘请财务人员、专职秘书等工作人员的经费标准,应根据其工作内容和市场行情由业主委员会会议或业主大会讨论决定。

第七条 因会议次数增多、人员经费标准调整等原因,运作经费预计超出管理规约、业主大会议事规则规定的额度的,业主委员会应根据实际情况提前召开业主委员会会议讨论增加预算额度后,再提交业主大会会议决定。

第八条 业主委员会应当在每年定期公布上一年度运作经费的收支情况,接受业主的查询和监督,并报社区备案存档。运作经费收支情况应在物业管理区域内的公告栏、每幢房屋门栋公告不少于15日。

 

             


附件5

物业经营性收益管理制度

(试行)

第一条 业主委员会可以利用物业管理经营用房以及物业管理区域内的共用部位、共用设施设备进行经营。业主委员会可以自行经营管理,也可以根据管理规约或经业主大会同意,委托物业服务企业代为经营管理。委托物业服务企业代为经营管理的,业主委员会应当做好监督工作。

第二条 业主委员会自行经营管理的,在涉及合同洽谈时须有两名及以上委员参与,经业主委员会会议或业主大会讨论通过后,方可对外正式签定合同。委托物业服务企业代为经营管理的,物业服务企业应将洽谈结果与业主委员会商定后,方可对外正式签定合同。

第三条 经营所得扣除合理经营成本后,收益归全体业主所有。原则上物业经营性收益的50%以上应当用于物业共用部位、共用设施设备的维修、更新、改造或者补充物业专项维修资金,其余部分可用于业主大会、业主委员会的运作经费或补充物业服务费用不足,不得用于与物业管理活动无关的事项。

第四条 物业经营性收益由业主委员会自行管理的,应以业主委员会名义开设一个银行账户,不得以其它组织或个人名义开户。

第五条 物业经营性收支情况应纳入“杭州市物业经营收支信息平台”(以下简称信息平台)。业主委员会应指定专人负责在每月10日前将收支情况录入信息平台,对录入信息的真实性、完整性和准确性负责,遵守信息平台管理相关规定,接受业主和街道、社区的查询、监督。

第六条 物业经营性收支情况除在信息平台接受查询、监督外,还应当至少每半年在物业管理区域内集中公布一次。

第七条 业主对物业经营性收支情况提出异议的,业主委员会应当及时予以答复。业主对答复仍有异议并向属地街道、社区反映的,业主委员会应当接受并配合街道、社区的核查处理。

第八条 业主委员会应根据管理规约和财务管理制度规定,委托专业机构开展对经营性收支情况的定期审计、业主委员会负责人离任审计、业主委员会换届审计等。

委托物业服务企业代为经营管理的,业主委员会应定期对物业经营性收支情况进行监督检查,并定期委托专业机构进行审计。物业服务企业因服务期限届满等原因不再经营管理的,业主委员会应当提前委托专业机构进行审计。

相关审计结果应在物业管理区域内的公告栏、每幢房屋门栋公告不少于15日。


附件6

财务管理制度

(试行)

第一条  业主委员会应在银行开设一个账户,不得多头开户,也不得以其他组织或个人名义开户。

第二条  财务管理人员可以由具备财务专业知识的业主委员会委员担任,也可以聘请专业的财务人员或委托专业机构代理记账。出纳与会计不得由一人同时兼任,业主委员会主任不得担任财务管理人员。财务管理人员离任或不能履职时,应与接管人员办妥交接手续后方可离任。

第三条  出纳应及时登记现金和银行存款日记帐,并保管好财务印章(包括主任私章、发票专用章)、相关票据等。月末应进行现金盘点并核对现金日记账,同时与银行核对存款余额。发现不一致的,应查明原因;有未达账项的,要编制银行存款余额调节表,做到账实相符,并及时向会计报送结报单及银行存款对帐单。

会计负责管理日常收支核算,及时编制财务报表,保管财务专用章和账目档案,做到会计信息真实、完整、准确。

第四条  严格实行现金备用金制度,库存现金限额一般在2000元以内,超过限额应及时存入开户银行。银行结算起点以上的支付,一般要求用支票付款。基本建设项目工程款一律以转账支票付款,禁止用现金支付工程款。严格遵守财经纪律,各项收入要及时入账。不得挪用公款,不得公款私存,不得设账外账以及“小金库”。

第五条  业主委员会所有支出,均应取得真实、合法、有效的原始凭证,须写明用途并由经办人、审核人签字,做到手续齐全。大额资金的支出应遵循管理规约或有关会议决定等,报销时应附相关会议纪要等证明资料。对违反规定的开支,财务人员应拒绝给予报销。

业主委员会委员因工作需预领支票、备用金的,应办理支票预领手续,由业主委员会主任审批。工作结束后,应在一周内结清该笔领款项,不得借故拖欠占用。

第六条   业主委员会管理的资金一律不得外借,在经济往来中发生的应收款应及时收回。对于发生的应收款,每季度末由会计列出清单交于业主委员会,由业主委员会明确专人负责催收。业主大会、业主委员会不得向任何单位及个人借款或为第三方提供担保。 

第七条  业主委员会应定期委托专业机构对各项收支情况进行审计。业主委员会任期届满或集体辞职,或业主委员会负责人离职的,应于届满或离职前开展任期内财务审计。相关审计结果须在物业管理区域内显著位置公布不少于15日,接受业主监督。

第八条  业主委员会任期届满的,应在10日内向新一届业主委员会完成财务档案和公章的移交工作,并填写移交清单。

业主委员会集体辞职、任期届满仍未选举产生新一届业主委员会或委员人数不足二分之一的,原业主委员会应在10日内将其保管的财务档案和公章移交社区暂时保管,并填写移交清单,待新一届业主委员会产生后,由社区与其进行移交。

第九条  会计人员负责财务档案保管,对各类档案及时整理立卷,并按规定的保管年限统一管理。档案如需查阅、外借的,须严格履行登记手续,并及时归还。

 


附件7

事务公开制度

(试行)

第一条 业主委员会应根据法律法规、政策规定和管理规约、业主大会议事规则等规定,主动及时向业主公开有关信息和资料。

第二条 业主委员会应当主动向业主公布下列信息和资料:

(一)管理规约、业主大会议事规则;

(二)业主大会和业主委员会的决定;

(三)物业服务合同;

(四)物业管理经营用房和共用部位、设施设备经营出租的合同;

(五)物业经营性收益的收支及审计等情况;

(六)物业专项维修资金的筹集、使用情况;

(七)共用部位、设施设备的维修、更新、改造工程情况;

(八)业主大会和业主委员会运作经费的收支情况;

(九)业主委员会委员名单、职责分工;

(十)定期接待业主的时间、地点以及咨询投诉电话; 

(十一)其他应当向业主公开的信息和资料。

第三条 公布内容涉及第二条第一、二、三、四、七、九项的,应当在审议通过、决定作出或合同签订等之日起3日内予以公布;公布内容涉及第二条第六项的,按维修资金管理的有关规定执行;公布内容涉及第二条第五、八项的,应当至少每半年公布一次收支情况,审计情况根据实际审计次数进行公布。

第四条 书面张贴公布地点一般为物业管理区域的出入口、宣传栏等不少于3处的显著位置公布。

第五条 重要资料或资料原件较少的,业主委员会可采用复印件加盖业主委员会印章的方式予以公布。

第六条 每届业主委员会都应对第二条所列内容进行公布,任期内相关信息和资料发生变化的,应重新公布。

第七条 业主对公布的信息和资料提出异议的,业主委员会应及时予以答复。

                       


附件8

日常接待制度

(试行)

第一条 业主委员会日常应通过现场接待、设立意见箱、网络载体、热线电话、上门走访等多种途径听取业主、非业主使用人的意见建议,接受咨询、监督和投诉。

第二条 业主委员会主任或副主任应每月定期现场接待业主、非业主使用人,地点一般为业主委员会办公场所或小区主出入口。

第三条 业主委员会意见箱一般设在业主委员会办公场所门口、主出入口保安室或小区公示栏等便于业主投放信件的位置。业主委员会每周收集一次意见。

第四条 业主委员会应向业主、非业主使用人公布热线电话,接受咨询和反映情况。

第五条 业主委员会委员每季度应安排一次上门走访,听取业主、非业主使用人的意见、建议和要求。

第六条 业主委员会应对日常收集到的业主、非业主使用人的意见、建议、投诉和要求等情况建立登记簿。登记簿内容一般应包括反映日期、反映人、反映内容、登记人、处理结果等。

第七条 业主委员会对收集到的意见、建议、投诉和要求,如不能当场或及时解答处理的,一般应在15日内给予答复处理,并在登记簿上进行记载。

第八条 对业主、非业主使用人提出的合理意见、建议,业主委员会应当认真研究讨论并积极吸收采纳。



附件9

物业服务质量监督检查制度

(试行)

第一条 业主委员会应根据物业服务合同约定的服务管理内容,以定期检查、不定期抽查等方式对物业服务企业履行合同的情况进行监督检查,督促物业服务企业做好物业服务管理工作。

第二条 业主委员会安排委员至少每季度开展1次监督检查,邀请社区、物业服务企业至少每半年开展1次联合检查。

第三条 业主委员会日常监督检查一般包括: 

(一)物业服务管理人员配备情况;

(二)物业经营性收支情况;

(三)共用部位、设施设备的维修、养护计划;

(四)收费项目、收费标准在收费场所明码标价情况;

(五)公共区域的卫生保洁情况;

(六)楼顶面、地面、消防通道、雨(污)水管道、道路、场地等共用部位的维护、养护等情况;

(七)各类设备房、电梯设备、监控设备、门禁系统、消防设施等共用设施设备的维护、养护、运行等情况;

(八)秩序维护员值班巡逻、机动车(非机动车)停放、外来人员进出管理等秩序维护情况;

(九)公共区域花木、草坪、树木的修剪、施肥、病虫害处理等绿化管理情况;

(十)物业服务合同约定的其他服务管理内容。

第四条 业主委员会应督促物业服务企业配合做好有关职能部门以及属地街道、社区布置的涉及公共安全、环境整治、扫黑除恶等专项检查工作。

第五条 业主委员会应对检查发现的问题书面记录,并按以下列方式进行处理:

(一)属于物业服务企业日常养护、维护和管理不到位的问题,业主委员会应以工作联系单形式交由物业服务企业整改落实。

(二)需要由业主委员会或业主大会讨论决定的问题,应及时组织召开业主委员会会议或业主大会会议。

(三)属于开发建设单位保修期内的房屋质量或相关专业单位维保问题,应与物业服务企业共同以工作联系单形式交由开发建设单位或专业单位处理,并跟踪后续落实情况。

(四)需要属地街道、社区帮助协调解决的问题,应书面报告街道、社区。

第六条 业主委员会应与物业服务企业通过定期的工作沟通会、开展整改“回头看”等形式,及时跟踪掌握相关问题的整改落实情况,并对双方下一步工作进行沟通协商。


附件10

印章管理制度

(试行)

第一条 业主委员会应根据区、县(市)物业主管部门出具的印章刻制证明刻制业主大会印章和业主委员会印章。

第二条 业主大会印章用于业主大会议事规则规定或业主大会会议决定的事项。业主委员会印章用于业主委员会会议决定的事项,并由半数以上委员签字同意后使用。

第三条 业主委员会应指定由主任以外的其他委员或聘请的专职秘书负责保管印章。

第四条 业主委员会应建立印章使用登记制度,登记簿由印章保管人负责保管,登记内容一般包括用印日期、用印事由、用印数量、用印人(经办人)、用印审批人、盖章人等。

第五条 印章保管人因辞职或委员资格终止等原因不再保管印章的,应当在3日内将印章、用印登记簿和其它相关材料一并移交给业主委员会指定的保管人员,并填写移交清单。 

第六条 业主委员会业任期届满的,应在10日内向新一届业主委员会完成印章、用印登记簿和其它相关材料的移交工作,并填写移交清单。

业主委员会集体辞职、任期届满仍未选举产生新一届业主委员会或委员人数不足二分之一的,原业主委员会应在10日内将其保管的印章、用印登记簿和其它相关材料移交社区暂时保管,并填写移交清单,待新一届业主委员会产生后,由社区与其进行移交。 

第七条 印章遗失的,保管人应及时报告业主委员会主任。业主委员会应当及时向全体业主公告,书面报告街道、社区,通知物业服务企业、开户银行等相关单位,并按规定重新刻制印章。

第八条 业主委员会主任应每月检查印章使用登记情况及相关材料,确保印章使用符合相关规定和程序。



附件11

工作档案管理制度

(试行)

第一条 业主委员会应根据国家、省、市《物业管理条例》等相关规定和业主大会议事规则的规定,建立物业管理工作档案资料,并指定一名委员或聘请的专职秘书负责保管。

第二条 工作档案资料一般包括以下内容: 

(一)物业管理区域划分资料;

(二)房屋及建筑物面积清册;

(三)建筑规划总平面图;

(四)共用设施设备的交接资料;

(五)物业管理用房配置确认资料;

(六)会议的音像与录音资料;

(七)业主大会、业主委员会的会议记录和决定;

(八)业主大会、业主委员会印章使用登记簿;

(九)业主大会、业主委员会公示情况的照片资料等证明材料;

(十)业主大会议事规则、管理规约和物业服务合同;

(十一)历届业主委员会选举及备案、交接等资料;

(十二)业主及业主代表的名册;

(十三)业主意见建议登记簿;

(十四)有关业务往来文件;

(十五)物业专项维修资金筹集及使用账目;

(十六)利用物业经营用房以及共用部位、设施设备经营的合同、协议;物业经营性收支相关账目、材料;

(十七)业主大会、业主委员会运作经费收支情况账目;

(十八)其它涉及物业管理工作的有关档案资料。

第三条 档案资料管理人员应对档案资料编号造册,做好档案资料收集、整理、归档等工作。

第四条 业主委员会委员在工作当中收到的各类文件资料,应及时移交档案资料管理人员存档。

第五条 业主委员会应建立档案资料查阅登记制度,登记簿由档案资料管理人员负责保管,登记内容一般包括查阅日期、查阅事由、查阅内容(事项)、查阅人、审批人等。

第六条 外借档案资料需借阅人书面申请,并经业主委员会主任或副主任签字同意。

第七条 业主可以查阅与自身直接相关的档案资料,业主委员会应及时予以答复。

第八条 档案资料管理人员因辞职或委员资格终止等原因不再保管档案的,应当在3日内将所保管的档案资料移交给业主委员会指定的档案资料管理人员,并填写移交清单。

第九条 业主委员会业任期届满的,应在10日内向新一届业主委员会完成档案资料移交工作,并填写移交清单。

业主委员会集体辞职、任期届满仍未选举产生新一届业主委员会或委员人数不足二分之一的,原业主委员会应在10日内将其保管的档案资料移交社区暂时保管,并填写移交清单,待新一届业主委员会产生后,由社区与其进行移交。 


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